Het ideale moment om je administratie uit te besteden

By  |  0 Comments

Veel startende ondernemers die ik spreek, hoor ik direct zeggen: ‘Ja, maar die administratie ga ik uitbesteden hoor, ik heb helemaal niets met cijfers’. 

Niets mis mee natuurlijk, om uit te besteden. ‘Doen waar je goed in bent’, zeg ik vaak. Maar ook zorgt het uitbesteden van taken ervoor dat je focus kunt houden op wat jij belangrijk vindt.

Toch vind ik het wel belangrijk om een aantal zaken met betrekking tot het uitbesteden van je administratie met jullie te delen, waaronder de verschillende vormen van uitbesteden en wat je tóch altijd zelf zult moeten blijven doen.

Vormen van uitbesteden

Het uitbesteden van je administratie heb je er in allerlei vormen en maten en ik kan me voorstellen dat het op voorhand lastig is om aan te geven welke vorm het beste bij je past. De vormen kun je het beste onderscheiden aan de hand van de hoeveelheid werk die je er zelf nog in stopt. Wil je nog wel zelf je administratie bijhouden en een check laten uitvoeren? Of wil je dat iemand je al het werk uit handen neemt?

Alles uit handen geven

De eerste optie is het volledig uit handen geven van je administratie. Periodiek geef je je in- en verkoopfacturen door aan je administrateur, inclusief bankafschriften. Op basis hiervan worden je aangiften BTW gemaakt en ook jaarlijks je aangifte inkomstenbelasting.

Bij deze vorm van uitbesteden heb je zelf het minste werk en wellicht ook de minste zorgen. Zorg wel dat je vooraf duidelijke afspraken maakt over tarieven die gerekend worden (spreek bij voorkeur vaste bedragen af voor het totale werk zodat je niet voor verrassingen komt te staan) en waar verantwoordelijkheden liggen.

Gedeelte zelf doen

Een tweede optie is het wel zelfstandig verwerken van je in- en verkoopfacturen en je bankafschriften, maar ondersteuning vragen bij je aangifte BTW en aangifte inkomstenbelasting.

Het meest eenvoudig is dat om de administratie via een online boekhoudprogramma te doen. In de meeste systemen kun je digitaal de verkoopfacturen opmaken en verzenden, de inkoopfacturen scannen, de bank automatisch importeren en je uren voor het urencriterium bijhouden.

Een administrateur kan middels inloggegevens in dit systeem jouw boekhouding raadplegen en de aangiftes voor je voorbereiden.

In eigen hand houden

De derde optie is het volledig zelfstandig verwerken van je administratie en aangiftes. In eerste instantie kun je dit via Excel doen, maar ook hiervoor kun je eenvoudig een online boekhoudprogramma hanteren.

Vaak is het opzetten van je administratie wat werk, maar als het eenmaal staat is het een kwestie van bijhouden en valt de tijdsbesteding ontzettend mee.

Keuze maken

Wanneer je net start met ondernemen, kan de administratie één groot doolhof lijken en kun je al snel kiezen voor de eerste en meest ontzorgende optie. Na verloop van tijd is het misschien een stuk logischer en kun je het eenvoudig zelf doen.

Aan de andere kant kant het zo zijn dat je in eerste instantie alles zelf doet, maar na een tijdje daar gewoon simpelweg geen tijd meer voor hebt.

Wat ik wil zeggen: de keuze die je nu maakt, staat niet voor altijd vast. Je kunt natuurlijk kiezen voor een optie en deze later wijzigen. Of een mengeling van de opties gebruiken.

Wel nog heel erg belangrijk

Wat ik wel nog heel erg belangrijk vind om te melden is het volgende: zorg wel dat je altijd op de hoogte bent van de financiën van je onderneming. ‘Ik heb niets met cijfers’, is een slecht excuus om er helemaal niets mee te doen.

Zorg dat je weet of je je inkoopfacturen kunt betalen. Maar ook dat je weet op welke klanten je veel geld verdient en op welke klanten je alleen maar geld verliest. Dit maakt je een sterkere ondernemer en hiermee kan je beslissingen voor je onderneming beter onderbouwd maken.

Ga ook nooit weg bij een afspraak met je administrateur voordat het allemaal duidelijk is. Stel vragen wanneer iets niet duidelijk is en denk nooit ‘Volgens mij zou ik dit moeten weten’. Als het je niet duidelijk is, heeft hij het niet duidelijk uitgelegd.

En nu?

Ik ben heel erg benieuwd: heb jij je administratie uitbesteed? En hoeveel heb je hiervan uitbesteed? Wat waren je overwegingen hierbij? Laat het me weten!

Deel dit artikel

Ik ben Marjan (1985) en werk als financial. Mijn doel is om te laten zien dat financiën helemaal niet lastig of saai hoeven te zijn. Ik krijg er heel veel positieve energie van als ik zie dat mensen met behulp van mijn praktische tips aan de slag gaan met hun financiën. Dit doe ik voornamelijk via mijn blogs op thehappyfinancial.com. Daarnaast ben ik inmiddels negen jaar werkzaam als accountant waar ik ondernemers adviseer op financieel gebied.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

two × four =