7 manieren om beter te luisteren tijdens meetings

By  |  0 Comments

We leven tegenwoordig in een meetingscultuur. Voor elke scheet wordt er wel een meeting ingeschoten. Of het dan vermomd wordt als een stand-up, een bila of wat dan ook: het neemt veel tijd in in je agenda. Als ze nou nog allemaal nuttig waren zou het niet zo erg zijn, maar hoe vaak komt het voor dat je ergens voor jan doedel bijzit? Dat is natuurlijk les 1. Accepteer alleen meetings waar je van te voren de agenda van weet en waarvan je ook zeker weet dat je nodig en waardevol bent.

Maar ook als de meeting wel nuttig voor je is, zijn er weer andere obstakels die je moet overwinnen. Zo heb ik bijvoorbeeld regelmatig de concentratie van een baby. Mijn gedachtes dwalen af en in no-time ben ik niet meer in de meeting, maar alvast in de supermarkt voor het avondeten of bij het cadeau wat ik nog voor die vriendin moet kopen. Dan betrap ik mezelf er regelmatig op dat ik belangrijke stukken heb gemist en gewoon de hele meeting heb zitten slapen.

Daarnaast maak je ook een betere indruk wanneer je actief meedoet en wellicht wat op- en aanmerkingen hebt op de discussie. Maar hoe verander je in een actieve luisteraar en leer je beter te luisteren tijdens meetings?

1. Bestudeer de agenda van de meeting

Helaas is het niet gegeven dat je altijd netjes een georganiseerde agenda ontvangt. Je kunt er natuurlijk altijd naar vragen! Mocht je er wel een hebben, bestudeer hem dan even kort voordat je de meeting ingaat. Het helpt je begrijpen waar het precies over gaat, of je alvast een standpunt in kunt nemen of kunt bedenken wat je na de meeting bereikt wilt hebben. Ook kun je hiermee alvast even vaststellen of er ook momenten tijdens de meeting zijn waar je wel geoorloofd kan wegdromen ;).

2. Blijf kijken naar de spreker

Het helpt enorm om in het moment te blijven wanneer je de spreker aan blijft kijken. Dan kan je in ieder geval niet afgeleid raken door inkomende mails, doodles die je aan het maken bent in je schriftje of wat dan ook. Ook luister je niet alleen naar zijn woorden, maar pik je ook de non-verbale signalen af die de spreker uitstraalt.

3. Vraag jezelf voortdurend af wat je kan leren door te luisteren tijdens meetings

Hier heb ik zelf vaak last van tijdens seminars of grotere bijeenkomsten waar niet alle onderwerpen relevant zijn. Wanneer er dan over een onderwerp wordt gesproken waar ik niet 1-2-3 heel veel mee te maken heb of ik eigenlijk niet zo goed begrijp, ben ik meteen afgehaakt. Maar eigenlijk is dit zonde!

Je zit er op dat moment toch, diegene is aan het spreken: waarom zou je niet proberen te luisteren of je er misschien wel iets uit kan halen? Juist uit andere disciplines/vakgebieden/onderwerpen dan waar je je normaal mee bezighoudt, kun je relevante inzichten opdoen. Hou dit voortdurend in gedachten.

4. Let op je lichaamstaal

Soms tijdens een presentatie of meeting kijk ik om me heen en zie ik iedereen ondertussen doorwerken op zijn of haar laptop of telefoon. Eigenlijk super onbeschoft! Hoe erg we ook pretenderen dat we kunnen multitasken, is je oplettendheid toch echt niet zo scherp wanneer je eigenlijk iets anders aan het doen bent. Dit kan ook erg demotiverend zijn voor de spreker of meeting organisator. Kijk de spreker aan, knik en lach en laat in ieder geval zien dat je luistert en benieuwd ben naar wat hij of zij te vertellen heeft

5. Maak notities

Hier ben ik zelf groot fan van! Ik doe dit of met de hand in mijn notitieblok, of in OneNote. Hoe goed ik ook oplet, 2 dagen na de meeting zijn veel dingen me al weet ontschoten. Heerlijk wanneer ik dan mijn notities erbij kan pakken en de kennis weer even op kan halen. Zo vergeet ik ook mijn actiepunten niet. Daarnaast onthoudt je natuurlijk dingen ook beter wanneer je ze noteert. Extra tip: wanneer je je notities in OneNote bijhoudt, zet je laptop dan lekker in vliegtuigmodus. Dan kan je ook niet snel je e-mail gaan lezen of stiekem online gaan zitten shoppen.

6. Stel jezelf positief op

Wij mensen doen voortdurend aannames. Met name wanneer we moeten luisteren in een meeting naar iemand die we niet kennen, niet leuk vinden of geen goede relatie mee hebben. Dan ga je er al met een vooroordeel in, terwijl de realiteit wel eens anders kan zijn. Laat je daarom af en toe verrassen door mensen.

Veronderstel op een positieve manier dat wat de spreker zegt correct is – dat zij behulpzaam willen zijn en zij informatie willen delen die dit project of wat dan ook gaan helpen. Wel met een kleine disclaimer: wanneer iemand echt 10 minuten bullshit staat te verkondigen gooi deze tip lekker uit het raam.

7. Vat de meeting samen

Het beste  is om aan het einde van de meeting altijd 5 tot 10 minuten in te plannen om samen te vatten wat er besproken is. Dat zal iedereen helpen om de belangrijkste take-aways en actiepunten te bepalen en ervoor te zorgen dat er geen verwarring is. Zorg ervoor dat je de deze noteert en rondstuurt naar alle betrokkenen. Doe dit lekker direct na de meeting, dan weet je zeker dat je niks gaat vergeten. Zo ontstaan er veel minder misverstanden!

Hoe ervaren jullie meetings op werk? Ben heel erg benieuwd naar andere ervaringen en tips!

Deel dit artikel

Joelle Berretty

Mijn naam is Joëlle Berretty en ik ben 27 jaar oud. Woonachtig in Rotterdam en werkzaam als E-Commerce Succes Manager bij ISM eCompany. Verder vind ik veel en lekker eten enorm leuk, net zoals drankjes doen in de zon.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

one + one =