5 tips om jouw mailbox effectief de baas te zijn

By  |  0 Comments

Eindelijk is het zover: je bent begonnen aan dat belangrijke plan waar je al een paar dagen tegenaan zit te hikken. Je komt net lekker in je flow, maar “pling”, daar komt weer een mailtje binnen. Bovenstaande situatie is eerder alledaags dan bijzonder. Je dag begint met het openen en bekijken van je mailbox, maar eigenlijk stopt dit niet.

Super zonde, want elke keer onderbreek je een complexere of langdurige taak om toch maar even snel dat mailtje te kunnen beantwoorden. Dat geeft toch een voldaan gevoel, een klein vinkje dat je kunt afstrepen. Maar optimaal is anders. Dus hoe beheer je nou je mailbox effectief?

1 | Blokkeer tijd in je agenda om je mailbox effectief bij te werken

Net zoals met al je afspraken, moet je het beantwoorden en bijwerken van je mailbox zien als een verplichting op een bepaald tijdstip. Een afspraak met jezelf. Plan elke dag op een aantal momenten, wat voor jou werkt, in dat je je mail mag openen en aan de slag kan hiermee.

Bijvoorbeeld 1 uurtje rond 11.00, na het afronden van een aantal belangrijke taken. Nog 1 uurtje net na de lunch en dan pas weer einde middag rond 16.00. Begin op tijd en loop vooral ook niet uit. Hiermee zorg je ervoor dat je wel regelmatig bereikbaar bent en spoedig reageert, maar dat je niet à la minute op andere mensen hun grillen moet antwoorden.

To do: zet ook je e-mail notificaties uit zodat je ook niet verleid kan worden.

2 | Start niet met je mail!

Het is de meest bekende productiviteit misdadiger: in de ochtend als eerste je mail bijwerken. Heel makkelijk en bevredigend. Fijn om meteen al dingen af te handelen, in plaats van die complexe taak die eigenlijk echt af moet. Wanneer je eenmaal bezig bent is het zó moeilijk om toch nog een aantal mails onbeantwoord of ongelezen te laten. Uiteindelijk resulteert dit alleen maar in dat je tijdens de meest productieve tijd van de dag, namelijk de ochtend, helemaal aan je mailbox besteed.  

To do: start de dag met het doornemen van je goals voor die dag. Wat moet je minimaal die dag af hebben? Begin daarna met je meest complexe taak en werk hier 2 uurtjes aan. Daarna kun je met een voldaan gevoel je mail openen en beantwoorden, nog voor de lunch.

3 | Mail zelf effectief

Ja, iedereen die je mailt is irritant. Wat kunnen we als individu doen om dit lijden te verminderen? Zelf beginnen met effectiever mailen!

Bijvoorbeeld: ik ontvang regelmatig mails in mijn inbox met daarin een variatie van “Hi Joëlle, kunnen we het deze week hier even over hebben?”. Dat is het. Geen context, geen beschikbare afspraak voorstellen. Voordat je vervolgens een concrete afspraak hebt, ben je zo alweer 3 mailtjes verder.

To do:

  • Wees bondig maar geef context
  • Geef beschikbare tijden aan als je wat probeert in te plannen
  • Overweeg of alle ontvangers echt moeten worden opgenomen

4 | Orden je mailbox effectief

In de loop van de jaren verzamel je als mens heel wat nieuwsbrief abonnementen. Terwijl sommige inschrijvingen alleen maar bedoeld waren om eenmalig 5 euro korting te krijgen op je nieuwe dekbedovertrek. Neem daarom eenmalig flink te tijd om dit allemaal op te schonen. Zo krijg je voortaan een stuk minder mail binnen!

Daarnaast is het een goede optie om bepaalde mailtjes allemaal automatisch in 1 map te zetten, in plaats van dat ze binnenkomen in je inbox. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven van shopping sites, om ze vervolgens één keer per week allemaal te bekijken. Als je echt een daredevil bent zou je er zelfs over na kunnen denken om alle mails waar je in de CC staat in een aparte map te plaatsen. Als het echt zó belangrijk zou zijn, zou je niet in de CC staan toch?

To do:

  • Ruim je mailbox op
  • Schrijf je uit voor alle irrelevante nieuwsbrieven
  • Markeer ongewenste mail als spam
  • Stel speciale mappen in waar bepaalde mail automatisch heengaat

5 | Maak van je mailbox niet je to-do-lijst

Hier maak ik mijzelf helaas ook schuldig aan. Het gebeurt me vaak genoeg dat ik mailtjes in mijn inbox laat staan omdat het me zou  moeten reminden aan iets wat ik nog moet oppakken. Niet handig! Creëer in bijvoorbeeld OneNote (love it) een to-do-lijst en zet hier alles in, inclusief deadline en geordend op prioriteit. Vervolgens kan de mail gewoon opgeruimd worden in het daarvoor bedoelde mapje.

To do:

  • Creëer een plek voor je to-do-lijst
  • Wanneer je een e-mail niet direct kunt beantwoorden en je er echt nog wat voor moet doen, maak je hier een to-do van op je lijstje
  • Zorg bij elke to-do voor een deadline
  • Orden je to-do’s op volgorde van prioriteit
  • Ruim de desbetreffende mail daarna lekker op in een mapje

Jippie, een opgeruimde mailbox! Hopelijk hebben jullie wat aan deze praktische tips! Zelf heb ik nog wel wat werk te verzetten op het gebied van tip 4 en tip 5. Practice what you preach zeggen ze toch. 😉

Deel dit artikel

Joelle Berretty

Mijn naam is Joëlle Berretty en ik ben 27 jaar oud. Woonachtig in Rotterdam en werkzaam als E-Commerce Succes Manager bij ISM eCompany. Verder vind ik veel en lekker eten enorm leuk, net zoals drankjes doen in de zon.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

two − one =